Ustal właściwy urząd i sposób złożenia dokumentów

Przed wysłaniem pisma lub wizytą należy sprawdzić, który urząd skarbowy jest właściwy dla danej sprawy. Nie zawsze decyduje o tym miejsce, w którym obecnie się przebywa. Przy rozliczeniu PIT znaczenie może mieć miejsce zamieszkania podatnika, a przy sprawach związanych z działalnością gospodarczą lub konkretnym podatkiem obowiązują odrębne zasady. W razie wątpliwości można potwierdzić właściwość urzędu telefonicznie, podając rodzaj podatku i sprawy, bez przekazywania przez telefon haseł ani danych do logowania.

Wiele czynności da się wykonać bez przychodzenia do urzędu. Przez e-Urząd Skarbowy można między innymi sprawdzić swoje rozliczenia, złożyć wybrane pisma i wystąpić o niektóre zaświadczenia. Zeznania oraz korekty można składać elektronicznie odpowiednimi kanałami. Po wysłaniu dokumentu należy zachować urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) – samo przygotowanie formularza lub rozpoczęcie wysyłki nie potwierdza jego złożenia. Jeśli sprawa dotyczy płatności, numer rachunku do wpłaty podatku trzeba sprawdzić przed przelewem; wiele zobowiązań wpłaca się na indywidualny mikrorachunek podatkowy.

Co przygotować przed wizytą w urzędzie

Na spotkanie dotyczące własnego rozliczenia należy zabrać dokument tożsamości oraz pisma i potwierdzenia związane ze sprawą. Przy korekcie zeznania przydadzą się kopia wcześniejszej deklaracji, dokumenty będące podstawą zmiany i potwierdzenia dokonanych wpłat. W przypadku wezwania z urzędu najlepiej kierować się wykazem dokumentów podanym w piśmie i sprawdzić wskazany termin odpowiedzi. Osoba działająca w cudzym imieniu może potrzebować pełnomocnictwa właściwego dla rodzaju sprawy; samo pokrewieństwo nie zawsze uprawnia do uzyskania informacji objętych tajemnicą skarbową.

Jak przebiega załatwianie sprawy

Przed przyjazdem należy potwierdzić aktualne godziny obsługi oraz sposób umówienia wizyty. Godziny pracy urzędu mogą różnić się od godzin przyjmowania interesantów, a nie każdą sprawę załatwia się przy tym samym stanowisku. Na miejscu pracownik może przyjąć dokumenty, udzielić informacji o wymaganej procedurze albo wskazać, gdzie złożyć wniosek. Wydanie zaświadczenia czy rozstrzygnięcie sprawy podatkowej nie zawsze następuje podczas jednej wizyty. Składając pismo osobiście, można poprosić o potwierdzenie jego przyjęcia na własnym egzemplarzu. Jeśli urząd ma odpowiedzieć na wniosek, należy też sprawdzić, czy podano poprawny adres do korespondencji lub właściwy sposób doręczenia elektronicznego.