Kiedy dzwonić po pomoc, a kiedy kontaktować się z jednostką?
Pożar, wyczuwalny zapach dymu, podejrzenie ulatniania się gazu czy wypadek z osobami poszkodowanymi wymagają natychmiastowego zgłoszenia pod numerem 112 lub 998. Nie należy w takiej sytuacji szukać numeru do biura ani jechać osobiście do siedziby jednostki. Podczas rozmowy trzeba podać możliwie dokładne miejsce zdarzenia, opisać zagrożenie i odpowiedzieć na pytania dyspozytora. Jeśli zdarzenie ma miejsce na osiedlu, w hali lub przy drodze poza centrum Koszalina, pomocne będą numer budynku, nazwa ulicy albo charakterystyczny punkt w pobliżu. Nie należy kończyć połączenia, dopóki dyspozytor nie przekaże takiej informacji.
Telefon do jednostki lub korespondencja urzędowa służą sprawom, które nie wymagają natychmiastowej interwencji. Mogą dotyczyć między innymi dokumentacji po działaniach ratowniczych, pytań o przepisy przeciwpożarowe czy zgłoszenia nieprawidłowości zauważonych w budynku. Przy kontakcie należy od razu określić, czy chodzi o zdarzenie, obiekt budowlany, czy formalny wniosek. Ułatwia to skierowanie sprawy do właściwej osoby. Numer alarmowy nie służy do ustalania godzin pracy, terminów spotkań ani stanu rozpatrywania pisma.
Sprawy związane z bezpieczeństwem pożarowym
W sprawach dotyczących obiektu przydają się jego adres, opis sposobu użytkowania i konkretne pytanie. Innych informacji wymaga zgłoszenie zastawionej drogi pożarowej, a innych zapytanie o wymagania wobec planowanego lokalu. Jeśli dostępne są zdjęcia lub dokumenty, dobrze zachować je do czasu ustalenia sposobu przekazania zgłoszenia. Straż pożarna nie zastępuje projektanta, rzeczoznawcy do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych ani firmy wykonującej przeglądy gaśnic. Może natomiast wskazać, jak złożyć sprawę należącą do jej kompetencji i jakich danych potrzeba do jej rozpatrzenia.
Dokumentacja po interwencji i kontakt osobisty
Osoba zwracająca się o dokument dotyczący przeprowadzonej interwencji powinna przygotować datę, adres i krótki opis zdarzenia oraz dane pozwalające wykazać związek ze sprawą. Przed wizytą należy ustalić, jaki dokument jest potrzebny, kto może o niego wystąpić i czy wniosek można przesłać bez przychodzenia do jednostki. Nie każdą informację o działaniach ratowniczych otrzymuje się od ręki; zakres udostępnianych danych zależy od rodzaju sprawy i uprawnień wnioskodawcy. Godziny obsługi spraw administracyjnych mogą różnić się od całodobowej gotowości ratowniczej. W przypadku wątpliwości co do adresata pisma należy najpierw ustalić, która jednostka prowadziła działania lub jest właściwa dla danego zagadnienia.